La gestion des carrières

La tenue de la liste nominative des fonctionnaires titulaires et stagiaires

Le service Gestion des carrières tient à jour la liste nominative des fonctionnaires titulaires et stagiaires à temps complet et à temps non complet qui relèvent de ses affiliés.

Cette liste est dressée chaque année d'après la situation constatée au 1er janvier.

La tenue du dossier individuel de chaque fonctionnaire

Le service constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires.

L’employeur doit de son côté constituer et tenir un dossier par agent contenant toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Le dossier relevant du centre de gestion doit quant à lui comporter, parmi les pièces figurant dans le dossier principal de l'intéressé, une copie de celles qui retracent sa carrière et notamment :

1° Les décisions de nomination ou de titularisation ;

2° Les décisions d'avancement d'échelon et de grade ;

3° Les décisions concernant la mise à disposition, le détachement, la position hors cadre, la disponibilité, la position d'accomplissement du service national, la mise en congé parental, la mise en congé de longue durée ou de longue maladie, l'acceptation de démission, la mise à la retraite ou la radiation des cadres pour quelque motif que ce soit, ainsi que le licenciement pour insuffisance professionnelle ;

4° Les décisions d'affectation ou de mutation ;

5° Les sanctions disciplinaires autres que celles du premier groupe, ainsi que les avis des organismes siégeant en conseil de discipline ;

6° Les décisions individuelles intervenues en matière de formation ainsi que celles qui se rapportent aux périodes de formation suivies par l'intéressé ;

7° Les décisions relatives au reclassement.

C’est pourquoi l’employeur doit transmettre au service Gestion des carrières la copie de chacune de ces décisions dans un délai de deux mois. Ce délai commence à courir à partir de la signature de l’autorité territoriale.

Pour les 720  collectivités et établissements affiliés, cela représente quelque 7000 dossiers individuels.

La publicité des tableaux d’avancement de grade

L’avancement désigne la progression du fonctionnaire au sein du cadre d’emplois dans lequel il est nommé.

Il existe deux modes d’avancement : l’avancement d’échelon et l’avancement de grade.

L’avancement d’échelon est encadré par les articles 77, 78 et 78-1 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

Il désigne le passage d’un échelon de la grille indiciaire à l’échelon immédiatement supérieur, dans le même grade.

La règle générale est que l’avancement d’échelon se fait en fonction de l’ancienneté : en effet chaque échelon est assorti, par le statut particulier, d'une durée de services nécessaire pour passer à l'échelon supérieur.

L’avancement d’échelon se traduit uniquement par une progression de la rémunération. Il constitue un droit pour le fonctionnaire : dès que celui-ci a atteint l’ancienneté requise dans son échelon pour passer à l’échelon supérieur, l’autorité territoriale doit obligatoirement procéder à la mise à jour de sa situation administrative.

Des règles particulières peuvent toutefois s’appliquer lorsque le statut particulier du cadre d’emplois concerné prévoit que le dernier échelon d’un grade ou plusieurs grades est un « échelon spécial ».

L’accès à l’échelon spécial peut en effet être limité, par application d’un taux de promotion fixé par l’assemblée délibérante, comme c’est le cas pour l’avancement de grade, ou selon les modalités prévues par le statut particulier. Dans ce cas, l’avancement à l’échelon spécial est subordonné, dans les conditions fixées par le statut particulier concerné, à l’inscription à un tableau annuel d’avancement, établi après avis de la CAP, par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l’expérience professionnelle. Pour les décisions prenant effet à compter du 1^er janvier 2021, l’avis de la CAP ne sera plus requis.

L’avancement d’échelon est prononcé par arrêté de l’autorité territoriale.

Le centre de gestion n’intervient pas, hormis dans les cas de saisine de la CAP (jusqu’au 31/12/2020) pour les cas d’avancement sur un échelon spécial au sein des affiliés obligatoires et des affiliés volontaires ayant fait le choix de relever de la CAP du centre.

L’avancement de grade est prévu par les articles 77 et 79 de la loi n°84-53 évoquée ci-dessus. Il sanctionne le passage d’un grade au grade immédiatement supérieur, au sein du même cadre d’emplois.

Outre l’impact sur la rémunération, l’avancement de grade ouvre l’accès à un niveau de fonctions et d’emplois plus élevé.

Les conditions requises pour prétendre s’inscrire dans ce processus d’évolution sont définies par chaque statut particulier.

Certaines conditions ont trait au parcours professionnel de l’agent : conditions d’occupation et/ou d’ancienneté dans un échelon, durée de services effectifs dans un grade, occupation préalable de certains emplois ou exercice préalable de certaines fonctions…

D’autres conditions tiennent à la collectivité ou établissement public employeur. En effet, dans certains statuts particuliers, un seuil démographique limite les possibilités de création du grade (ex. : attaché hors classe, attaché principal, ingénieur principal, ingénieur hors classe, ...). Dans d'autres statuts particuliers, il existe une limite de création du grade en fonction de la taille du service.

Enfin, le nombre de fonctionnaires pouvant bénéficier d'un avancement de grade est déterminé par l'application d'un taux de promotion fixé dans chaque collectivité ; ce taux est fixé par l'assemblée délibérante après avis du comité technique (prochainement : du comité social territorial).

L’avancement de grade suppose, selon la modalité selon laquelle il intervient, l’inscription des fonctionnaires concernés sur un tableau annuel d’avancement établi par l’autorité territoriale.

L’avancement de grade peut se faire selon plusieurs modalités :

• Par voie d'inscription à un tableau annuel d'avancement, établi au choix de l’autorité territoriale par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle des agents, après avis de la CAP. Cet avis concerne les décisions prenant effet avant le 1^er janvier 2021. Au-delà de cette échéance, l’avis de la CAP ne sera plus requis.
• Par voie d'inscription à un tableau annuel d'avancement, établi après une sélection par voie d'examen professionnel, après avis de la CAP pour les décisions prenant effet avant le 1^er janvier 2021 ;
• Par sélection opérée exclusivement par voie de concours professionnel.

Le centre de gestion assure pour le compte des collectivités et établissements affiliés, la publicité des tableaux d’avancement de grade.

Le déroulement de la procédure peut se résumer ainsi :

• Transmission des propositions d'avancement de grade pour avis à la commission administrative paritaire (pour les décisions prenant effet avant le 1^er janvier 2021) ;

Attention à appliquer le taux d’avancement de grade fixé par l’organe délibérant. Aucun avancement de grade ne peut être prononcé si la délibération fixant le taux de promotion d’avancement de grade n’a pas été prise. 

• Etablissement, par arrêté de l’autorité territoriale, du tableau annuel d'avancement;

• Communication/transmission du tableau annuel d’avancement au centre de gestion pour publicité ;
• Si aucun poste vacant n'existe, création des emplois d'avancement par délibération ;
• Accord des agents ;
• Arrêté de l'autorité territoriale prononçant l’avancement de grade. Cette dernière n'a aucune obligation de nommer les agents.

L’établissement et/ou la publicité des listes d’aptitude au titre de la promotion interne

La promotion interne est un vecteur de progression de carrière pour les fonctionnaires titulaires, aux côtés de l’avancement d’échelon et de l’avancement de grade.

Prévue par l’article 39 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, elle permet à un fonctionnaire nommé dans un cadre d’emplois donné, d’être nommé dans le cadre d’emplois supérieur. Elle constitue ainsi un mode de recrutement particulier, dérogatoire au principe général selon lequel les fonctionnaires sont recrutés par concours.

La promotion interne suppose l’inscription des fonctionnaires concernés sur une liste d’aptitude établie, pour les employeurs affiliés, par le Président du centre de gestion sur proposition de l’employeur. Pour les cadres d’emploi les plus élevés (cadres supérieurs des catégories dites A+), cette compétence revient au Président du Centre National de la Fonction Publique.

Il existe deux modalités selon lesquelles cette inscription peut avoir lieu :

• Inscription sur liste d’aptitude après réussite à un examen professionnel;
• Inscription sur liste d’aptitude au choix de l’autorité territoriale, par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l’expérience professionnelle des agents.

La procédure se déroule comme suit :

• Propositions de promotion interne adressées par l'autorité territoriale au centre de gestion,
• Pour la promotion interne sur appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l’expérience professionnelle : avis de la commission administrative paritaire (A partir du 1^er janvier 2021, la CAP n’aura plus à être consultée),
• Etablissement et publicité de la liste d'aptitude par le Président du centre de gestion,
• Création, par l’employeur, des emplois par délibération (si aucun poste vacant n'existe),
• Déclaration de création ou de vacance d'emploi par l’employeur,
• Accord de l'agent,
• Détachement pour stage au titre de la promotion interne par arrêté de l'autorité territoriale. L'autorité territoriale n'a aucune obligation de nommer l'agent.

L’accès à un cadre d’emploi par le biais de la promotion interne n’est possible que si le statut particulier de ce cadre d’emploi le prévoit. Ainsi ce mode de recrutement ne concerne pas l’ensemble des cadres d’emplois : certains ne prévoient pas cette possibilité (médecins, infirmiers en soins généraux par exemple).

De même, cela ne peut concerner un nombre illimité de fonctionnaires : l’inscription d’un agent sur une liste d’aptitude de promotion interne est conditionnée par l’application de quotas, qui sont fixés par les statuts particuliers. Le nombre de postes ouverts au titre de la promotion interne est calculé par le centre de gestion en fonction des recrutements de fonctionnaires intervenus dans les collectivités affiliées.

Enfin, des conditions tenant au profil du fonctionnaire sont définies par le statut particulier de chaque cadre d’emploi. Il peut s’agir :

• de conditions d’ancienneté: dans sa catégorie hiérarchique (A, B ou C) et/ou dans son corps ou cadre d’emplois et/ou dans son grade,
• et/ou des conditions d’emploi (avoir occupé tel emploi pendant une période déterminée, un emploi de direction, par exemple),
• et/ou des conditions de formation (avoir accompli une durée minimale de formation professionnelle).

Ces conditions doivent être remplies au 1^er janvier de l'année au cours de laquelle est établie la liste d'aptitude d'accès au corps ou cadre d'emplois d'accueil.

Le Centre de gestion assure, dans son ressort, la publicité des listes d’aptitude dressées au titre de la promotion interne, y compris pour les collectivités non affiliées.

Les listes d’aptitude ont une valeur nationale.